Ahora y para no perder la costumbre de sugerir cosas que nos pueden ayudar, expongo algunos puntos para tratar de llevar reuniones de trabajo o en general, de una manera exitosa y efectiva.
Las sugerencias las hago a través de varios puntos sencillos y planos:
- La reunión comienza desde el momento de la planeación. Hay que avisar a las personas clave para la toma de decisiones de dicha reunión con un breve resumen de los puntos a tocar en la misma.
- Acudir a la reunión con los elementos necesarios para poder satisfacer las necesidades de ésta, por ejemplo: libreta, pluma, lápiz, computadora, algún reporte impreso, o datos concretos de proyectos pendientes. Esto dentro del alcance de los puntos que se mandaron previamente.
- Si se acude con computadora, será solamente para satisfacer las necesidades de la reunión. No deberá usarse esta para chatear, contestar mails, ver alguna otra información no concerniente a la reunión.
- Algo que suena muy estricto pero debería instaurarse en muchos lados, es que no se deberá entrar a la reunión con celular o aparato de radiocomunicación. Si no se puede hacer esto, o es necesario llamar a alguien en plena reunión por un dato, entonces mantener el celular o aparato de radiocomunicación en modo de vibración. El celular y/o la laptop, generan mucha distracción en las personas.
- En la junta en sí, tratar los temas que previamente se habían delimitado como principales de la misma. No deberá haber otro tema. Si surge alguno, deberá programarse para una siguiente reunión. Esto puede cambiar si hay tiempo suficiente, puesto que si ya están todos reunidos, es más fácil ver un tema.
- Los temas a tratar serán considerados como «problemas» a resolver en conjunto, para eso es la reunión. Dos cabezas piensan mejor que una.
- Alguien designado, deberá llevar una minuta con la fecha de la reunión, los asistentes y registrar en especial los acuerdos de la misma. No se registra qué dijo quién, nada más quién será responsable de alguna acción en especial.
- También se registra en la minuta, la programación de la siguiente o siguientes reuniones.
- La minuta se enviará dentro de las 24 horas siguientes a la reunión a todos los asistentes. Para que quede constancia.
- Como paso posterior a la reunión, será el que cada asistente se haga cargo de la responsabilidad de la acción que le tocó, para que en una siguiente reunión se pueda dar un estatus de dicha acción.
- Nota. No se trata de tener una reunión de robots, por lo que tampoco hay que irse al extremo de no hablar estrictamente de todo, a veces un tema de actualidad, una anécdota o hasta un chiste sirven para relajarse antes de llegar a los puntos centrales de la reunión. El encargado de la minuta no deberá registrar los chistes, anécdotas o temas de actualidad, jajaja.
Por supuesto, pueden haber más cosas dentro de una reunión, algún otro requisito de acuerdo a la empresa o al tipo de reunión. Pero básicamente, con esto se podrá tener una reunión existosa. Espero les sea de su agrado.
Si la información de este post te ha sido de utilidad o quieres que agregue algo más, deja por favor un comentario, contestaré a la brevedad.
Orlando Olguín Olvera 