Tips del Office y Windows

En este post, agregaré tips para el uso de cosas no comunes o tan conocidas de estas herramientas de Microsoft. Espero les sean de utilidad, como lo han sido para mi en distintos momentos.

Menús en aplicaciones Office

Muchas veces al abrir una aplicación del Office (word, excel, etcétera), al ir a la barra del menú, se ve que aparecen sólo los más comúnes como se muestra en la siguiente imagen:

Hay una forma de evitar esta situación, para esto, tenemos que dar clic derecho del mouse en el área de las barras de herramientas como se muestra en la siguiente imagen:

En el menú que aparece, seleccionar la opción Personalizar o Customize, con lo cual, aparece un cuadro de diálogo en el que seleccionamos la pestaña Opciones u Options, como se ve en la siguiente imagen:

De dicho diálogo, seleccionamos Mostrar siempre los menús completos o Always show full menus. Con esto, siempre que abramos una aplicación del Office, aparecerán completos los menús.

Cambio de mayúsculas a minúsculas en Word

Dentro del Word (he probado en otras de las aplicaciones del Office y no funciona), se puede modificar texto de MAYÚSCULAS a minúsculas y luego a la Primera Letra Mayúscula, de una manera muy fácil. Primero, se marca el texto a cambiar:

y después, se presiona Shift + F3:

después, con otro Shift + F3:

y otra vez, aplicando Shift + F3:

Marcando el texto verticalmente en Word

En ocasiones, se requiere marcar el texto de manera vertical en Word. La manera tradicional de marcado al momento de arrastrar el apuntador del ratón, es como se muestra a continuación:

Y para marcar de manera vertical el texto, antes de dar clic con el ratón, hay que presionar la tecla Alt. Así, al comenzar a marcar con el ratón, se verá como sigue:

el texto marcado, puede copiarse o aplicar cosas como cambiarlo a mayúsculas o minúsculas con el tip que también se muestra en este post.

Manejo de Mis Direcciones

Cada vez que se desea guardar un archivo en alguna herramienta del Office (no aplica para otras), aparece un diálogo como el que sigue:

En él, del lado izquierdo aparecen los típicos Mis Documentos, Mi PC, Mis sitios de red, etcétera. Si se desea agregar una dirección en especial o punto de guardado de información, se tienen que seguir los pasos que menciono a continuación. Primero, hay que seleccionar la carpeta que queremos sea una Dirección:

estando en la carpeta en especial, seleccionar el menú de la opción Herramientas como se muestra en la siguiente imagen:

 

Del menú que aparece, elegir la opción Agregar a “Mis Direcciones” o Add to “My Places” si está en inglés. Con esto, aparecerá ya del lado izquierdo, una opción para la carpeta que elegimos:

 

Si se desea que dicha Dirección aparezca al inicio de la lista, se pueden seleccionar las otras opciones con el clic derecho del ratón y del menú que aparece, elegir la opción Bajar como se muestra a continuación:

Al repetir el paso para todas las opciones, veremos como resultado que nuestra Dirección, estará al inicio como primera opción. Bastará con que demos un clic en dicha opción para que vayamos a nuestra carpeta favorita.

Indices y Tablas de Contenido en Word

En ésta sección, muestro cómo se pueden crear tablas de contenido o índices en Word de manera fácil. Esto para ganar una mayor claridad en el documento que estemos creando.

Para ver el cómo hacer esto, me sirvo de un texto que estoy creando a manera de ejemplo. Así, al inicio tendremos una situación como la que se muestra a continuación:

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En la imagen, se puede ver cómo se tiene un texto plano. Del lado izquierdo, en la barra de botones inmediata, se tiene la caja para el estilo del texto. Este aparece como Normal, estilo por default que tiene el texto al crear un documento. Estos estilos, son los que configuraremos para que se logren dos objetivos, el primero y principal, el crear fácilmente una Tabla de Contenido o Indice, y el segundo y por consecuencia, el lograr tener un formato agradable y claro de nuestro documento.

Al lado izquierdo de la caja de Estilos, se observa un icono con AA. Al presionar ésta, del lado derecho, nos aparecerá el listado de estilos disponibles para este documento.

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En dicho listado de estilos, podemos dando clic en la flecha del lado derecho en cada uno de ellos, modificarlo y personalizarlo a nuestro propio gusto. Para esto, hay que elegir la opción Modificar, con lo cual, aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente:

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En él, podremos modificar las caracteristicas del estilo que estamos modificando. Podemos cambiar el tipo de letra, el tamaño, si aparecerá en negritas, itálica, de cierto color, con cierta alineación. Incluso, seleccionando el botón Formato, podemos cambiar cosas como tabulaciones o el borde del texto, etcétera.

De momento, para efectos de la prueba, estoy cambiando el estilo Normal, para que tenga el tipo de letra Arial Narrow, en tamaño 10 y justificado.

Al presionar el botón Aceptar, ya podremos observar en nuestro documento, cómo el texto que tiene el estilo Normal, ya cambió por las características que modiqué con anterioridad:

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Con esto, como se podrán dar cuenta, estamos aptos para modificar también las características de Título 1, Título 2 y Título 3; estilos importantes para la creación de nuestra Tabla de contenido. También, en la caja inferior de nuestro listado de estilos, podemos ver con la opción Todos los estilos, un listado completo de los mismos para poder usar si requerimos de algo adicional:

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Aunque de momento, nos enfocamos con la opción Form. disponibles, a los formatos que están disponibles para nuestro documento.

Una vez que ya tenemos modificados y arreglados nuestros estilos, podremos usarlos en nuestro documento. Para esto, como se muestra en la imagen siguiente, nada más hay que marcar el texto que se requiere convertir, y se elige el estilo requerido:

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quedando el texto como se muestra a continuación:

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Aquí, es importante elegir el estilo Título 1, para los títulos principales de nuestro documento; Título 2 para los subtítulos y así sucesivamente. Con esto, podremos tener ya nuestro documento, con un formato más agradable a la vista, así como ordenado:

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Ya que tenemos todo nuestro documento ordenado, y con sus estilos asignados, podemos ya propiamente, crear nuestra Tabla de contenido. Para esto, una vez posicionado el cursor en el punto donde queremos crearla, tenemos que ir a la opción: InsertarReferenciaIndice y Tablas como se muestra en la siguiente imagen:

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Con esto, nos aparecerá un cuadro de diálogo, en el cual, elegiremos la pestaña Tabla de contenido:

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En dicho cuadro de diálogo, podemos elegir el estilo que tendrá nuestra Tabla de contenido, en la opción Formatos, así como los niveles que tendrá la misma. Si observan, se tiene por default 3 para nuestros Título y Subtítulos configurados. Si requerimos más niveles, aquí se pueden aumentar y podremos usar Título 4, Título 5, etcétera. Una vez elegido este tipo de características, nada más presionamos el botón Aceptar, con lo que se crea nuestra Tabla de contenido:

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Como se puede observar, ya está nuestra Tabla de contenido creada de manera automática. Para hacer esto, Word tomó todos los textos que tenían la característica de Título n para mostrarlos en la misma.

Finalmente, la Tabla de contenido, puede ser cambiada de tipo de letra y si se requiere añadir más títulos, se cambian en el texto y con el botón derecho del mouse se actualizan las páginas del mismo o toda la tabla para que se incluyan los nuevos títulos.

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Edición rápida y agradable en el Prompt de DOS

Si se desea tener una forma más agradable de copiar, pegar y hasta editar en el prompt del DOS, se pueden hacer los siguientes cambios al mismo. Comenzamos arrancancando el prompt desde Inicio – Todos los programas – Accesorios – Símbolo del sistema:

Ya estando en la ventana, damos clic en el icono de la ventana y en el menú que aparece, en la opción Propiedades:

En la ventana que aparece, en la pestaña de Opciones, vamos a cambiar los valores de: Tamaño del búfer (cantidad de comandos que queremos que el prompt recuerde) y activar Modalidad de edición rápida. Para permitir el marcado con el mouse en la pantalla:

En la siguiente pestaña Fuente, podemos cambiar el tipo de texto a Lucida console, para poder tener un tamaño adecuado del tipo de letra. En mi caso me gusta poner el tamaño de la letra a 12:

En la siguiente pestaña de Diseño, vamos a configurar el comportamiento de la ventana. Primero, en Tamaño del búfer de pantalla, podemos configurar qué tan ancho será el texto (caracteres) y qué tan alto será la información guardada (líneas de caracteres). En este último parámetro me gusta poner un número largo para poder volver y ver qué hice en esas líneas anteriores. En el Tamaño de la ventana, podemos determinar qué tan grande en ancho y alto se verá nuestra ventana del prompt, por eso en el alto le pongo un número más pequeño:

Para que sean efectivos los cambios, presionamos el botón Aceptar con lo que nos aparece un diálogo como el que sigue; en el cual, tendremos que elegir la opción Modificar el acceso directo que inició esta ventana, para que siempre que se abra el prompt, tenga ya los valores por defecto:

Una vez cambiados los valores, podremos ver la pantalla del prompt de una manera más  clara y ahora con el mouse, podremos marcar fácilmente el texto y con Enter, se copia al portapapeles:

Para pegar texto del portapapeles en la ventana, sólo damos clic derecho con el mouse y listo.

Adicional a las opciones que se configuraron, se puede por ejemplo, cambiar el color del texto. Sin embargo, si se deja el color por default, al momento de usar por ejemplo scripts como los que publiqué en Scripts útiles para un DBA, se puede modificar de manera dinámica el color.

Si la información de este post te ha sido de utilidad o quieres que agregue algo más, deja por favor un comentario, contestaré a la brevedad.

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One Response to Tips del Office y Windows

  1. Pingback: Distribución de particiones en Windows « Orlando Olguín Olvera

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